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Outil de gestion du Backlog: Target Process

La volonté de tout Product Owner est de trouver un moyen simple et efficace lui permettant de suivre au mieux ses projets, tout en donnant le maximum de visibilité à son équipe, aux métiers, à la direction …

Il existe différents outils du marché qui permettent de prioriser et de suivre l’avancement de ses projets.

Durant mon parcours professionnel, j’ai dû en utiliser plusieurs: Target Process (TP), Jira, Trello, etc. mais celui qui m’a le plus séduite c’est TP, par sa simplicité, sa flexibilité et la disponibilité de l’équipe support.

Dans cet article, je vais vous partager mon expérience, les points forts et les limitations éventuelles de cet outil, sa valeur ajoutée par rapport aux autres outils du marché.

Comment créer son backlog avec Target Process (TP)?

TP est un outil de gestion du backlog. Avec la version gratuite, nous pouvons créer jusqu’à 1000 entités (projet, feature, epic, release, tâche, sprint, user story, impediment, équipe…).

Un tutorial et un guide en ligne, vous permettant de comprendre pas à pas le fonctionnement de TP, sont disponibles aux adresses suivantes : https://www.targetprocess.com/learningcenter/ , https://www.targetprocess.com/guide/.

Un backlog est une représentation de toutes les demandes métier formulées sous forme de Users Stories.

PS : vous trouverez dans mon article Passage de spécifications fonctionnelles à Users Stories, comment traduire une demande métier en Users Stories (US).

Avant d’utiliser TP, il faut d’abord créer son compte. L’inscription est gratuite. La période d’essai dure 1 mois. Cette période peut être prolongée sur demande adressée à l’équipe support de TP.

Une fois que le compte est créé, TP peut être utilisé à sa convenance. Diverses fonctionnalités y sont disponibles nous permettant de gérer au mieux nos projets.

Nous avons la possibilité de créer différents types de backlog: backlog scrum, kanban, etc. Libre à nous de choisir le modèle qui correspond à notre contexte.

Pour mes projets, j’avais créé un backlog scrum. Nous pouvons distinguer 2 types de backlog scrum:

  • Un backlog de produit qui représente l’ensemble des demandes métiers
  • Un backlog de sprint qui liste l’ensemble des tâches de l’équipe priorisées pour un sprint

Ces 2 backlogs peuvent être gérer dans ce même outil, en créant une vue pour chacun. Une vue est une manière de représenter les différentes entités dans TP.

Seule la vue « produit » sera partagée avec les métiers.

Différentes vues sont disponibles par défaut à la création du Backlog ; nous avons la possibilité de les paramétrer à notre convenance, d’en créer d’autres ou d’en supprimer.

vues

 

Lors de cette mission, j’ai eu à gérer 1 équipe de 7 développeurs, répartie en 3 petites équipes avec chacune un périmètre fonctionnel différent et donc des projets différents.

J’ai paramétré une vue « Team » qui permet d’avoir une vision sur l’organisation de l’équipe. Celle-ci permet aux nouveaux arrivants ou au manager de voir rapidement les affectations projet / développeur. L’affichage de cette vue peut être adapté à notre convenance.

equipe

Avec TP,  j’ai pu créer une vue regroupant tous mes projets et mettant en évidence le périmètre de chaque release, ainsi que la priorisation par business value. L’affichage en carte permet une lecture plus facile. Cette représentation permet d’avoir un aperçu rapide de la charge de travail de chaque équipe.

release

Partager son backlog

J’ai travaillé en étroite collaboration avec les métiers pour cadrer et prioriser les demandes. Avec TP, j’ai pu partager la vue « Storymap » avec mes différents interlocuteurs. L’action est simple, il suffit juste de se positionner sur la vue que l’on souhaite partager et puis de cliquer sur « Share Board » (comme l’illustre le screenshot ci-dessous) et ensuite récupérer l’URL générée et l’envoyer aux intéressés. La vue partagée pourra ensuite être consultée par ces derniers sans inscription préalable contrairement à d’autres outils comme Jira qui nécessitent une inscription avant toute utilisation.

Ceci est un moyen efficace pour faire relire et valider les US par les métiers avant leur chiffrage et planification.

Les mises à jour du backlog sont automatiquement répercutées sur les vues partagées.

partage1

Planification

Après priorisation, rédaction et validation des US, arrive la phase de chiffrage (poker planning) et de planification avec l’équipe de développement.

La vue ci-dessous représente la planification en Sprint de chaque projet.

sprint

Ci-dessous, une vue représentative de l’avancement des tâches du sprint en cours de chaque projet.

workflow2

Reporting

Nous avons créé une vue « Reporting » qui permet de visualiser l’avancement des développements (grâce au Burndown Chart) et le suivi des anomalies. L’objectif est de déterminer rapidement les risques de retard sur la livraison du sprint en cours.

reporting

D’autres formats de reporting sont disponibles.

Synthèse

Le tableau ci-dessous regroupe les différentes fonctionnalités qui me permettent, en tant que Product Owner, de bien suivre mes projets, avec une comparaison TP, Jira.

synthese2_1

Comme ce tableau le montre, je retrouve dans TP tous les éléments nécessaires à mon suivi de projet.

Cependant, tous les outils ont leurs points forts; l’importance c’est de choisir celui qui répond le mieux à ses attentes.

 

 

 

 

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