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Organisez votre vie avec Trello et GTD

Un retour d’expérience sur mon usage de méthodologies agiles dans ma vie personnelle avec notamment les pratiques GTD et l’outil Trello.

Getting Things Done

GTD ou Getting Things Done est une méthode créé par David Allen, qui permet d’organiser nos tâches avec une approche bien plus élaborée que la classique todo list.

  • Collecte : A chaque instant ou vous pensez à quelque chose « à faire » vous le notez succinctement sur un bout de papier, dans un logiciel de prise de note, etc.
  • Clarification : Cette note rapide à besoin d’être précisée déjà pour qu’elle soit plus compréhensible par vous-même par la suite, mais aussi pour en déduire des actions à engager.
  • Organisation : Mettre dans un agenda, activer des rappels ou ajouter dans des listes de tâches priorisées les éléments à faire.
  • Revue : Une fois par semaine, faire une passe sur les listes de tâches pour prioriser/supprimer les tâches qui en ont besoin.
  • Engagement : Réaliser les tâches, non pas en réfléchissant à ce que l’on veut ou devrait faire, mais en faisant confiance aux listes qu’on a correctement créées précédemment.

Une vidéo présentant GTD et le principe du « singe dans la tête » :

Si vous voullez en savoir plus sur cette méthode, rendez-vous sur le site de getting things done.

Trello

Trello est un super outil de « gestion de vignettes sur un tableau ». Comme un tableau plein de post-its, il permet de faire vraiment plein de choses comme de la gestion de projet d’une équipe, des tâches ménagères, planifier un voyage, organiser l’ameublement de votre domicile et n’importe quel usage que vous pourrez imaginer. 😉

Trello est vraiment très simple d’usage. Vous avez d’abord des « listes » organisées en colonnes qui vous permettent d’agencer un Workflow et des états. Ensuite vous avez des « cartes » que l’on peut mettre de façon ordonnée dans une liste. Chaque carte peut ensuite être réordonnée dans la liste en question ou déplacée d’une liste à une autre.

On peut aussi ouvrir une carte et l’enrichir avec une description (que l’on peut écrire en markdown pour les amateurs), des liens, des images (visibles ou non sur le tableau), des listes de cases à cocher, une deadline, un des membres du board, des labels colorés, et même un fil de discussion d’échange sur la carte.

Vous pouvez aussi créer des cartes par email ce qui vous permet d’enrichir facilement votre board dans des situations où vous ne voulez/pouvez pas accéder à Trello.

trello

Ce qui est vraiment puissant avec Trello c’est le fait de pouvoir, en un coup d’œil, avoir une analyse rapide de la situation de ce que votre board représente.

On trouve aussi des powerups qui sont des fonctionnalités plus avancées comme par exemple le calendrier permettant de visualiser les cartes dans le temps en fonction de leur échéance, mais aussi d’avoir un accès direct et synchronisé depuis Google Calendar, iCal, etc, dans vos applications de calendrier préférées ou sur votre téléphone.

calendar

On trouve aussi une fonctionnalité de vote et une fonctionnalité de vieillissement des cartes qui leur donne un aspect de plus en plus vieux au fur et à mesure qu’on ne s’occupe pas d’une carte.

card aging

Maintenant passons aux choses sérieuses avec mon usage de Trello et GTD.

Mettre en place GTD avec trello

Le GTD s’intègre parfaitement dans Trello, vous pouvez voir ici un instantané de mon board dédié au GTD :


trello gtd

On retrouve sur mon board ces différentes listes :

  • Categories : Il s’agit de la légende de mon board qui donne la signification des libellés vis-à-vis de mes projets (enrichir mon blog, partir au japon) ou de la vie courante (gérer le domicile, les sorties, de l’apprentissage). Ces libellés sont combinables et il y a les cas particulier de « urgent » que je mets sur les cartes urgentes ou delegate que je mets sur les cartes que je délègue.
  • Next actions : C’est la liste des prochaines taches à effectuer avec une priorisation pour faire ce qui est en haut d’abord. Le (10) dans le nom de la liste vient de Kanban et signifie que je ne veux pas avoir plus de 10 éléments dans cette liste (si je dois en rajouter il faut que j’en enlève soit en les supprimant soit en les mettant dans someday). Une fois votre organisation GTD en place votre objectif premier est de vous concentrer à vider cette liste.
  • Wait : Celle-ci contient tout ce qui est en attente soit parce que j’ai délégué cette tache soit parce que tout ce qu’il avait à faire a été fait et qu’elle est donc en « suspens ».
  • Someday : Ce que j’aimerais bien faire un jour. En théorie il faudrait avoir fini les cartes dans Next actions avant d’attaquer les cartes dans Some day.
  • Inbox : C’est là où j’affecte ma collecte GTD soit en saisissant des cartes manuellement, soit en envoyant un mail via le système de création de cartes par email. J’utilise assez peu se cette Inbox et je préfère utiliser le papier/onenote/un dossier Collect dans le navigateur.
  • Done : La liste ou je déplace les cartes réalisées (mais pas les annulées !) ce qui me permet de faire la revue en fin de semaine pour voir si j’ai bien avancé. A ce moment-là je supprime tout.

Voilà, j’espère que cet article vous aura donné envie d’essayer cette technique, n’hésitez pas à réagir dans les commentaires si vous avez des remarques ou pour partager votre expérience. 😉

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