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Fiche pratique Scrum – Daily Scrum Meeting

Cette fiche pratique a pour but de donner quelques repères sur l’organisation des Daily Scrum Meeting ou Daily Stand-up Meeting.

L’idée n’est pas d’indiquer comment doit se passer un DSM mais plutôt de donner quelques principes et conseils.

Objectif du DSM

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Il s’agit d’un moment quotidien permettant à l’équipe de se synchroniser rapidement mais aussi de favoriser la communication.
Ce point permet également à l’équipe d’apprécier l’avancement global du sprint, ceci via, par exemple, le Burndown Chart (graphique se basant sur le reste à faire).

Quelques pré-requis

 

  • Poser un point récurrent identifié dans l’agenda de tous les membres de l’équipe. Il est préférable que le DSM se tienne à chaque fois au même endroit, et sur le même créneau horaire (généralement le matin, mais c’est à l’équipe de décider).
  • Le Scrumboard (outil Kanban physique permettant la représentation des activités de l’équipe »)  sert de base au DSM, il doit donc pouvoir être déplacé si le DSM a lieu dans une salle. Idéalement l’emplacement du Scrumboard doit être dégagé afin de favoriser les interactions de l’équipe au cours de la journée.

Déroulement

 

Le DSM ne prend pas plus de 10 à 15 minutes au total.

Chaque membre de l’équipe prend la parole à tour de rôle afin de :

  • Dire ce qui a été réalisé la journée précédente, en déplaçant le ou les post-it associés  (si ce n’avait pas déjà été fait pendant la journée)
  • Remonter les points de blocage, alertes ou éléments en attente
  • Indiquer la ou les activités du jour

Après le DSM

 

  • Le Scrum Master, ou l’équipe, met à jour le Burndown Chart si ce dernier est utilisé
  • Si lors du DSM des points d’alerte sont remontés, l’idéal est de prendre les actions dans la foulée en plus petit comité afin de garder clairement les problématiques à l’esprit.

Points de vigilance et astuces

 

Maîtrise du temps

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Il est possible d’avoir « un maître du temps » qui veillera à ce que le temps de parole soit respecté (grâce à un smartphone par exemple). Ce rôle peut-être tenu en alternance par chaque membre de l’équipe, sur la base du volontariat.
Ce rôle de « maître du temps » doit être accepté de tous. En effet, s’il ne l’est pas, la fin du temps de parole peut être mal perçu (on peut le ressentir comme une coupure brutale de la parole) : il ne faut pas hésiter à faire une « réunion de lancement des DSM» avec l’équipe, ceci afin de bien partager ensemble l’objectif et le déroulement de ces points.

 

Echanges maîtrisés

 

group-23738_640Le DSM ne doit pas être réduit à un reporting sur l’activité de chacun, il ne faut pas hésiter à échanger, aiguiller, conseiller. Le « maître du temps » pourra cependant veiller  à ce que ces échanges ne deviennent pas des conversations. Pour le confort de tous, il est préférable que le DSM reste court. Si une synchronisation particulière est nécessaire, elle peut toujours être réalisée à la fin du DSM.

 

Rigueur

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Il est important de tenir le DSM (sauf en cas de problème de prod bien sûr 🙂 ). En effet les situations telles que : « Il n’y a pas grand  chose qui a changé depuis hier, pas la peine de faire le DSM… » ou « J’ai des choses urgentes à faire, je ne peux pas être au DSM… » peuvent conduire à la disparition du DSM. Il est plus difficile de se remettre en route par la suite car le Scrumboard n’est généralement plus mis à jour non plus : les repères visuels de l’équipe sont perdus, il faut les reconstruire.

 

Fluidité

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Afin de fluidifier les prises de parole, il est possible, par exemple, que le membre de l’équipe ayant la parole désigne l’intervenant suivant, au moyen d’un bâton de parole ou autre. Cela évite notamment qu’il n’y ait un « maître de cérémonie » qui orchestre tout, réduisant ainsi l’autonomie de l’équipe.

 

En espérant que ces indications puissent vous aider. Il ne faut pas hésiter à les adapter à votre contexte.

Pour finir quelques liens pour aller plus loin :

It’s Not Just Standing Up: Patterns for Daily Standup Meetings : article très complet sur les points d’attention, le déroulement d’un Daily Standup

7 Mistakes During the Daily Stand-up Meeting : Article plus synthétique sur les 7 erreurs courantes lors d’un Daily

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